Jakarta (20/7),
Pada Hari Kamis, bertempat di Ruang Rapat Lt. 7 Gedung SWS LIPI, BOSDM mengadakan rapat koordinasi persiapan Migrasi SMM 9001:2008 ke 9001:2015. Acara yang menghadirkan narasumber dari Puslit SMTP LIPI ini dibuka oleh Kepala BOSDM, Bapak Heru Santoso. Beliau menyatakan bahwa ruang lingkup ISO BOSDM terlalu besar, dengan banyak layanan sehingga resources dan energi untuk mencapainya terlalu besar. Beliau juga berharap semoga proses migrasi dapat selesai sebelum akhir tahun.

DSC_0022

Acara dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh narasumber. Agenda pemaparan terdiri dari 3 sesi, yaitu: Briefing Proyek Migrasi ISO 9001:2008 ke 9001:2015 oleh Sik Sumaedi, Persiapan Diagnostic Assesment oleh I Gede Mahatma Yuda Bakti dan Sekilas SEMAR (Sistem Informasi Penerapan QMS ISO 9001) oleh Ajib Haryanto.

DSC_0023

Narasumber materi I, Bapak Sik Sumaedi menyatakan bahwa berbicara tentang migrasi ada 2 (dua) hal penting sebagai organisasi pemerintahan, yaitu (1) dituntut untuk menjalankan dan melakukan Reformasi Birokrasi (RB), ISO 9001:2015 lebih fleksibel sehingga dokumen bisa digabungkan (misal dokumen SPIP), (2) pelaksanaan migrasi dibatasi waktu, yaitu maksimal 3 th setelah dirilis (September 2018).

ISO 9001 adalah standar yang menguraikan persyaratan tentang sistem manajemen mutu (SMM), sedangkan SMM adalah sebuah cara untuk mendefinisikan bagaimana organisasi dapat memenuhi persyaratan pelanggannya dan stakeholder lainnya yang terpengaruh. ISO 9001 berdasarkan ide peningkatan berkelanjutan dan dirancang untuk fleksibel sehingga dapat digunakan pada berbagai tipe organisasi.

Perubahan utama dalam ISO 9001:2015, yaitu:

  1. Adopsi struktur umum standar sistem manajemen (terdiri atas 10 Klausul)
  2. Perubahan Terminologi
  3. Perubahan Model & Prinsip yang melandasi
  4. Kewajiban integrasi dengan manajemen strategis organisasi
  5. Kewajiban penerapan pendekatan proses & orientasi hasil
  6. Kewajiban penerapan risk-based thinking
  7. Peningkatan persyaratan kepemimpinan
  8. Kewajiban penerapan manajemen perubahan sistem
  9. Kewajiban pengelolaan pengetahuan organisasi
  10. Perubahan terkait aturan dokumentasi: lebih fleksibel

Materi II (Diagnostic Assesment)

Diagnostic Assesment (DA) adalah suatu proses penilaian terhadap kondisi organisasi dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu. Tujuannya untuk mengetahui aspek mana saja yang belum terpenuhi dalam implementasi SMM ISO 9001:2015, serta membantu permasalahan organisasi dalam menjalankan SMM dengan efektif dan efisien. Metode yang biasa digunakan dalam DA adalah wawancara dan observasi.

Contoh melakukan DA terhadap sebuah sistem A di suatu organisasi,

  1. apakah dalam syarat minimal ISO harus ada, jika ada maka harus dijalankan.
  2. jika sudah memenuhi syarat minimal, apakah efektif dalam mendukung proses organisasi, misal alur A-B-C-D-E, padahal sehari-hari dilaksanakan alur A-C-E, jika kondisi demikian, maka sistem harus di-adjust, sehingga sesuai dengan proses yang ada sehari-hari.

 

Materi III (Sekilas SEMAR)

SEMAR adalah electronic Quality Management System ( e-QMS) yang dikembangkan dan digunakan oleh P2SMTP-LIPI. SEMAR mendukung manajemen perubahan dan peningkatan berkelanjutan karena fitur-fitur yang ada didalamnya membantu pihak manajemen dan setiap personel di organisasi dalam monitoring pelaksanaan Quality Management System.

Manfaat penerapan SEMAR

  • Paperless Management System
  • Efisiensi Waktu dan Tempat Manajemen Dokumen
  • Personel mudah mengakses dokumen QMS
  • Memudahkan pengesahan dokumen dan kontrol audit
  • Mendukung manajemen perubahan & Peningkatan berkelanjutan

Acara yang berlangsung selama 1 (satu) hari ini ditutup oleh Kepala Bagian Mutasi, Ibu Any Farida, dengan harapan BOSDM dapat segera mempersiapkan hal-hal yang dipersyaratkan sehingga proses migrasi ke SMM 2015 berjalan lancar.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>